Como fazer a mudança de um escritório

Uma mudança exige organização e planejamento, principalmente, quando se trata de uma mudança de escritório. Os preparativos vão acontecendo em paralelo com as atividades normais da empresa, já que significaria prejuízo fechar as portas para organizar todo o traslado para a nova estrutura.

No entanto, é possível, sim, terminar o expediente em um escritório e começar outro dia de trabalho em uma nova empresa, sem transtornos e sem afetar a produtividade. Quer sabe como? Veja as nossas dicas!

Preparando a estrutura do novo escritório

Dependendo das adaptações necessárias, separe alguns dias para deixar tudo pronto no novo local para receber os funcionários e toda a estrutura. Aqui entram reformas, instalações elétricas, pontos de internet e de telefone e tomadas para ligar os computadores e outros eletrônicos. Verifique se será possível usar o mesmo mobiliário do escritório atual e determine onde serão as novas áreas de trabalho, para que a equipe possa se instalar rapidamente no primeiro dia.

Organizando a mudança no escritório atual

Enquanto isso, informe aos funcionários sobre a mudança, para que tenham tempo de se organizar e também para evitar inquietudes. O processo será mais fácil se cada pessoa ficar responsável por guardar seus pertences e materiais de trabalho. É um bom momento também para arquivar documentos que não são usados habitualmente e descartar o que não é necessário levar ao novo escritório. Para isso, distribua caixas de papelão e etiquetas, em que devem constar o conteúdo guardado. Assim, fica mais fácil realocar o material na nova empresa.

Computadores, telefones e outros eletrônicos devem ser guardados com cuidado, primeiramente, envoltos em plástico bolha e depois acomodados em caixas resistentes. Marque esse material como frágil e aponte na etiqueta o que é e qual pessoa o utiliza. Guarde na mesma caixa todos os cabos e conexões para que não se percam.

O encaixotamento deve começar pelos materiais que não são usados no dia a dia, deixando por último os indispensáveis para a rotina de trabalho. Assim, as atividades podem seguir normalmente.

Contatando a empresa de mudança

Em paralelo a essas tarefas, contate a empresa de mudança, solicitando uma visita para orçamento e para detalhar o serviço. Nesse momento, é preciso negociar o carregamento e descarregamento das caixas e ver se será necessário desmontar e montar móveis. Também se verifica se será preciso um serviço de içamento, caso algum móvel ou estrutura não caiba no elevador ou não seja possível o acesso pelas escadas.

No dia da mudança

É muito importante que haja uma pessoa responsável para acompanhar o carregamento no atual escritório e o descarregamento na nova estrutura. Assim, as caixas e os móveis já podem ser posicionados nas áreas corretas. Também designe a um profissional da sua equipe a montagem dos computadores para que os funcionários já tenham os equipamentos devidamente instalados.

Com esse passo a passo, a mudança corporativa ficará mais fácil e o melhor, sem precisar que as atividades da sua empresa sejam paralisadas.

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Fotos: Mudança.com