Faça a mudança comercial sem parar seu negócio

Comece por uma pré-seleção de algumas empresas, que devem ser consultadas para garantir um orçamento mais adequado para a sua mudança. Cada uma dessas empresas deverá enviar um técnico à sede atual para avaliar o espaço e fazer um estudo detalhado do local: o que há para desmontar, quanto supõe em volume o traslado, quantos funcionários serão necessários para fazer o inventário e embalar todos os móveis e demais pertences, entre outros detalhes. Evidentemente, considerando a urgência de cada cliente.

A empresa de transportes deve garantir que todas as etapas do planejamento prévio sejam respeitadas, principalmente os tempos previstos para embalagem, carregamento, transporte, descarga e montagem. Não se esqueça de exigir que todos esses detalhes estejam contemplados no contrato.

Sua empresa, entretanto, deve se responsabilizar por todas as questões administrativas, tais como horários permitidos para a mudança em origem e destino e, caso necessário, autorização para a mesma.

O calendário para a mudança deve ser definido em comum acordo entre a empresa de transporte e o cliente, escolhendo faixas horárias que não interferem no funcionamento do estabelecimento, ou ao menos gerem o menor impacto possível. Verifique que todos os serviços oferecidos estão especificados no orçamento, para não ser surpreeendido com taxações posteriores.

Outro ponto fundamental para garantir uma rápida embalagem e etiquetagem dos pertences é assegurar que todo o processo seja acompanhado por montadores e eletricistas experientes.

Antes de começar a mudança, é preciso fazer um plano detalhado da nova sede, para indicar onde irá cada coisa. Isso agilizará a atuação da empresa do transporte e evitará que você fique insatisfeito com os resultados. É preciso medir e certificar que todos os móveis cabem no novo espaço. Assim, você saberá exatamente o que deve levar, evitando pagar pelo transporte de um móvel que não entrará na nova sede.

No momento deste estudo da nova sede é que será determinar se algum móvel deverá ser içado. Em caso de dúvidas, não deixe de consultar a empresa contratada, solicitando uma inspeção no novo imóvel. Os custos dos serviços de içamento normalmente nunca estão nos orçamentos “padrão”.

Chegando ao destino, você deverá conferir todos os bens seguindo o inventário feito para a mudança. Sempre é aconselhável documentar em fotos o estado dos móveis antes do transporte, para agilizar processos de ressarcimento em caso de danos.

1. Decida quem são os trabalhadores que estarão envolvidos no processo da mudança. Um método que funciona bem é que cada trabalhador seja responsável por encaixotar seu pertences e deixar tudo preparado na véspera do traslado. Dessa forma, o trabalho é divido, não há sobrecarga e ninguém precisa dedicar muitas horas para preparar a mudança. Cada trabalhador deve etiquetar bem sua respectiva caixa, para localizá-la no destino final.
2. Igualmente importante, principalmente se a empresa é de médio ou grande porte, é identificar móveis e caixas de cada departamento por cores distintas: azul para diretoria, verde para recepção, vermelho para vendas, e assim sucessivamente. Para otimizar o processo, eleja um responsável por cada departamento, que deverá controlar e verificar que todo o processo transcorre como o devido e que não faltam nem caixas nem móveis.
3. Para não perder tempo com a retomada das atividades no novo endereço, garanta que tudo esteja pronto no referente a instalações elétricas, tomadas, pontos de internet, telefones, etc. Se a instalação já estiver preparada antes da chegada dos móveis, será somente organizar o recinto e limpá-lo para voltar a trabalhar.

Foto: por Phillie Casablanca (Flickr)